انتظام کاری میں سب سے زیادہ مشکل کام شاید میٹنگ سے کم سے کم وقت میں زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانا ہے۔ میں نے ایسی میٹنگز میں شرکت کی ہے جو صوفوں کے بغیر اور ایک لاؤنج کے بجائے ایک کانفرنس روم میں زیادہ سماجی میل جول کا باعث رہی ہیں۔ اور ہاں، میں ایسی میٹنگز کا بھی حصہ رہا ہوں جو مشکل اور نقطہ نظر پر مبنی ہونے کے ساتھ ساتھ بہت کم وقت میں مکمل ہوئیں۔ یہ سب کمپنی کی ثقافت اور اسے چلانے والے پر منحصر ہے۔

میٹنگز کے بارے میں میرا پسندیدہ طنزیہ انداز (بعض اوقات تقریر کا بھی حصہ بن جاتا ہے) برقرار ہے۔ بہت کم لوگ جانتے ہیں کہ میٹنگ شروع کیسے کی جاتی ہے، اور اس سے بھی کم لوگ ہیں جو جانتے ہیں کہ اسے ختم کیسے کرنا ہے۔جاپانیوں کی ایک روایت تھی (معلوم نہیں کہ ایسا اب بھی ہوتا ہے) جہاں وہ کھڑے رہ کر اپنی میٹنگز کرتے ہیں۔ کچھ میٹنگز میں، کمرے میں کرسیاں نہیں ہوتیں۔ اس کے پیچھے سوچ یہ رہی ہے کہ میٹنگ زیادہ دیر جاری نہ رہے کیونکہ کوئی بھی زیادہ دیر تک کھڑا نہیں رہنا چاہتا اور تھکاوٹ ہو جاتی ہے۔ لہٰذا سب کی یہی کوشش ہوتی ہے کہ وہ اپنی بات جلد مکمل کریں۔زیادہ اہم بات یہ ہے کہ فیصلہ سازی تیز تر ہوتی ہے، کیونکہ پھر وہی بات کہ سب ہی تھکاوٹ اور ٹانگوں پر تناؤ کی وجہ سے جلد از جلد کمرے سے باہر نکلنا چاہتے ہیں۔

مجھے کچھ ایگزیکٹوز نے بتایا (جو یا تو فردِ واحد کی ملکیت والی کمپنی کے ملازم ہیں یا جاپانی کمپنیوں کے ساتھ شراکت دار کمپنیوں کے) مثال کے طور پر یہاں آٹوموبائل سیکٹر میں، ہفتہ وار اپ ڈیٹ میٹنگز کا فارمیٹ ایک جیسا ہوتا ہے۔ ایک جاپانی فرم سے منسلک ایک بڑی مینوفیکچرنگ کمپنی کے لیے مشاورت کے دوران، میں نے ایسی میٹنگز میں شرکت کی جہاں کمرے کے چاروں طرف بورڈز پر چارٹ لگائے گئے تھے اور ہر کوئی ڈیٹا اور گرافس پر بحث کرتے ہوئے کمرے کے ایک کونے سے دوسرے کونے میں چلا جاتا تھا۔ یہ میٹنگ تقریباً ایک گھنٹے تک جاری رہی لیکن یہ مکمل طور پر نقطہ نظر پر مبنی تھی اور میٹنگ کے اختتام تک سوالات اور جوابات کا سلسلہ جاری رہا۔کچھ کمپنیوں کے کانفرنس رومز میں غیر آرام دہ کرسیاں بھی ہوتی ہیں۔ خیال یہ ہے کہ شرکاء کو اتنا پرسکون بھی نہ ہونے دیں کہ وہ میٹنگ کو ختم ہی نہ کرنا چاہیں، خاص طور پر جب اس سے زیادہ اہم معاملات ان کی ڈیسک یا کمرے میں ان کا انتظار کر رہے ہوں۔ وہ جتنا کم آرام دہ محسوس کریں گے وہ اتنی جلدی میٹنگ ختم کرنا چاہیں گے۔

بلاشبہ، ان دنوں نئی نسل کی انتظام کاری اور اسٹارٹ اپ کلچر میں آرام دہ اور ریوالونگ چئیر پر بیٹھے لوگوں سے ملاقاتیں ہوتی ہیں۔ یہ اس سے زیادہ آرام دہ نہیں ہوسکتا لیکن پھر مجھے کچھ نوجوانوں نے بتایا کہ میٹنگ طویل وقت تک چل سکتی ہے، خاص طور پر کھانے پینے کی اشیا کا بھی انتظام رکھا جاتا ہے جو صرف کافی اور بسکٹ سے کہیں زیادہ ہوتا ہے۔ ایسا بھی نہیں ہے کہ طویل میٹنگز کارآمد نہیں ہوتیں لیکن میں نے پڑھا ہے کہ کچھ اداروں کے پیسے ختم ہونے کی ایک وجہ یہ تھی کہ سینئر انتظامیہ کی طرف سے میٹنگز میں زیادہ وقت گزارا جاتا تھا، جو زیادہ تر ان کی انا اور کہانیاں سنانے پر مشتمل ہوتا تھا اور پیداواری پہلوؤں اور تخلیقی حل پر کم توجہ مرکوز کرتا تھا۔ایلون مسک نے کچھ دن پہلے ایک ای میل میں اس پر بات کی تھی جو اس نے ٹیسلا کے تمام ملازمین کو بھیجی تھی۔ ویسے تو یہ ای میل بنیادی طور پر اس بارے میں تھی کہ کس طرح بہتر نتائج حاصل کیے جائیں لیکن اسی ای میل میں میٹنگز کا انتظام بہتر کرنے کے طریقے پر بھی بات کی گئی تھی۔ اس کا خلاصہ یہ تھا کہ میٹنگ کس کے لیے ہونی چاہیے، اس میں درحقیقت کیا غلط ہوتا ہے اور اس کے منفی اثرات کیا ہیں۔انہوں نے کہا کہ غیر ضروری میٹنگز نہ کریں اور جو میٹنگز ضروری ہیں ان کو بھی مختصر رکھیں۔ اس ای میل سے ایک اقتباس ملاحظہ کریں، ’’زیادہ میٹنگز بڑی کمپنیوں کے لیے نقصان دہ ہیں اور وقت کے ساتھ ساتھ تقریباً ہمیشہ بدتر ہوتی چلی جاتی ہیں۔ براہ کرم تمام بڑی میٹنگز سے چھٹکارا حاصل کریں، جب تک کہ آپ کو یقین نہ ہو کہ وہ تمام شرکاء کے لیے اہم ہیں، ایسی صورت میں ان میٹنگز کو بہت مختصر رکھا جائے۔‘‘انہوں نے مشورہ دیتے ہوئے کہا، ’’جب تک کہ یہ کوئی ضروری معاملہ نہ ہو، میٹنگ نہ کریں۔ بار بار ہونے والی میٹنگز سے بھی جان چھڑائیں جب تک کہ آپ کسی انتہائی ضروری معاملے سے نہ نمٹ رہے ہوں۔ معاملہ حل ہونے کے بعد میٹنگز کی تعداد میں تیزی سے کمی آنی چاہیے۔ اگر آپ خدمات پیش نہیں کر رہے ہیں تو میٹنگ چھوڑ دیں۔ جیسے ہی یہ واضح ہو کہ آپ قدر میں اضافہ نہیں کر رہے ہیں تو فوری طور پر میٹنگ سے باہر نکلیں یا (فون یا ویڈیو) کال ختم کر دیں۔ میٹنگ سے نکل جانا بدتمیزی نہیں ہے، کسی کو روک کر رکھنا اور ان کا وقت ضائع کرنا بدتمیزی ہے۔‘‘

ایلون مسک کا خیال ہے کہ جس حد تک ممکن ہو تکنیکی زبان سے پرہیز کریں۔ وہ کہتے ہیں، ’’ٹیسلا میں اشیاء، سافٹ ویئر یا عمل کے لیے مخففات یا بیہودہ الفاظ استعمال نہ کریں۔ عام طور پر، کوئی بھی چیز جس کے لیے وضاحت کی ضرورت ہوتی ہے وہ مواصلات کو روکتی ہے۔‘‘ مسک کی ای میل سے آگے بڑھتے ہوئے، میں یہ بھی مانتا ہوں کہ جب بھی آپ میٹنگ کال کریں تو آپ اپنے دعوت نامے میں ضروری چیزیں شامل کرنا یقینی بنائیں۔ اس میں مندرجہ ذیل چیزیں شامل ہیں:

میٹنگ کا مقصد

اس سے نہ صرف شرکاء کو ذہنی طور پر تیار کرنے اور مسئلے پر توجہ مرکوز کرنے میں مدد ملتی ہے، بلکہ یہ انہیں ہر اس پہلو کے ساتھ تیار ہونے کی بھی اجازت دیتا ہے جس پر بات چیت ہونی ہے یا حل تلاش کیا جانا ہے۔ مثال کے طور پر، کسی فیصلے پر پہنچنا یا کسی نئے اقدام کی خوبیوں پر مشاورت میٹنگ کا مقصد ہو سکتی ہے۔

اپنی تجاویز کے ساتھ میٹنگ میں شریک ہونے کے لیے کہیں

اس سے کافی وقت بچانے میں مدد ملتی ہے۔ اکثر میٹنگز میں، مجھے شرکت کے لیے کہا جاتا تھا، میں دیکھتا تھا کہ کچھ شرکاء کو میٹنگ میں شریک ہونے کے بعد اس مسئلے یا اس کے کسی ذیلی مسئلے سے آگاہی حاصل ہوئی ہے۔ یہ ضروری ہے کہ اپنی دعوت میں ایک بار جب آپ نے مقصد بیان کر دیا ہے، ان اہم نکات کا بھی ذکر کر دیں جن پر بحث ہونی ہے یا جن کا حل تلاش کیا جانا ہے۔ اور لوگوں سے اپنی تجاویز تیار کر کے میٹنگ میں شامل ہونے کو کہیں۔ ایسا کرنے سے میٹنگ سے پہلے کچھ شرکاء کے درمیان ایک دوسرے سے معلومات یا مشورہ حاصل کرنے کے لیے کچھ غیر رسمی بات چیت ہوگی۔ اس کے نتیجے میں وقت کا ضیاع کم ہوگا، کیونکہ شرکاء میٹنگ کے دوران اپنے محکمے سے معلومات طلب کرتے ہیں۔

وقت کی حد مقرر کریں

میں نے لاتعداد ای میلز دیکھی ہیں جو صرف آغاز کے وقت کے بارے میں بتاتی ہیں۔ اس کے سبب کام یا دیگر ملاقاتوں کو شیڈول کرنا ممکن نہیں رہتا۔ جب آپ میٹنگ کا اختتامی وقت بھی دیتے ہیں تو آپ نہ صرف ہر ایک کے لیے اپنے دن کی منصوبہ بندی کرنے میں آسانی پیدا کر رہے ہوتے ہیں، بلکہ آپ انہیں اختتامی وقت سے پہلے اپنا ہدف حاصل کرنے کے لیے اہم نکات پر دماغی جمع خرچ کرنے کا بھی موقع دیتے ہیں۔

ایجنڈا پیش کریں

یہ مقصد سے مختلف ہے۔ مثال کے طور پر، مقصد پلانٹ کی توسیع کا فیصلہ کرنا ہو سکتا ہے۔ ایجنڈے میں مطلوبہ جگہ، نصب کی جانے والی نئی مشینوں کی تعداد، اہلکاروں کی تعداد اور اقسام، یوٹیلیٹی بلوں میں متوقع اضافہ وغیرہ شامل ہوں گے۔اس پر دوبارہ زور دینے سے لوگوں کو میٹنگ میں حساب لگانے کے بجائے جوابات کے ساتھ آنے میں مدد ملتی ہے۔ مثالی طور پر انہیں ترجیح کے لحاظ سے درج کریں تاکہ اگر آپ کے پاس مختصر وقت ہو اور کچھ شرکاء کا بات کرنا لازم ہے تو آپ بڑے مسائل پر بات پہلے مکمل کر سکتے ہیں۔

اس کے باوجود، اہم یہ ہے کہ آپ اس میٹنگ کا انتظام کیسے کرتے ہیں۔ اس کے لیے انتظامی مہارت اور بہت زیادہ تدبیر کی ضرورت ہوتی ہے۔ ہمیشہ کوئی ایسا شخص ہوگا جو بحث کے دوران اپنی اجارہ داری قائم کرنے کی کوشش کرے گا، اکثر کسی مسئلے پر ماہرین کی بات کے درمیان بھی مداخلت کر سکتا ہے۔

میٹنگ کے آغاز پر ہمیشہ یہ واضح کر یں کہ ہمارے پاس وقت محدود ہے اس لیے پہلے حقائق کا ذکر کریں اور پھر تفصیل سے بتائیں۔ اس طرح میں اس نکتے کو مکمل کر سکتا ہوں جب میرے پاس اس کے حوالے سے ضروری تمام معلومات یا ڈیٹا موجود ہو۔

ظاہر ہے آپ اسے ایک روبوٹ کی طرح کنٹرول کر سکتے ہیں۔ بعض اوقات آپ کو کچھ غیر ضروری چہ مہ گوئیوں کے لیے الاؤنس دینا پڑتا ہے۔ میٹنگ کے دوران کسی کے ساتھ چھوٹے بچے جیسا سلوک نہیں ہونا چاہیے۔ انسان ہونے کے ناطے، میں بعض اوقات غلط لہجے میں غلط لفظ ادا کر سکتا تھا لیکن زیادہ تر وقت میں نے بات چیت میں کچھ مزاحیہ انجیکشن لگا کر میٹنگ کو چلانے کی کوشش کی اور یہاں تک کہ کسی غیر فعال شریک کو بھی بری از ذمہ کرنے کی کوشش کی۔ اس نکتے کو میٹنگ کے بعد تنہائی میں یا آمنے سامنے بیٹھ کر اٹھایا جائے گا جن کے ساتھ میں محسوس کروں کہ وہ اس بات سے آگاہ ہونے کے لئے تیار نہیں تھے کہ انہیں مزید کام کرنے کی ضرورت ہے۔

یہ بھی بہت اہم ہے کہ میٹنگ ٹریک پر رہے۔ ایسا کرنے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ میٹنگ کے مقصد سے متعلق نہ ہونے والی کسی بھی بحث کو روک دیا جائے۔

عام طور پر میٹنگ کو اس کے اصل مقصد کی طرف لانے کے لیے ہم کچھ ایسا کہہ سکتے ہیں کہ ’’اسے دوسری میٹنگ کے لیے رکھ لیتے ہیں‘‘ یا ’’یہ ایک اچھا نقطہ ہے لیکن یہاں متعلقہ نہیں ہے‘‘۔

میں اپنی گھڑی پر بھی ایک نظر ڈالوں گا اور یاد دلاؤں گا کہ ہمارے پاس کتنا وقت رہ گیا ہے۔ اس سے شرکاء کو حوصلہ ملے گا اور میٹنگ میں توانائی واپس آئے گی۔ اس موقع پر، مجھے یہ بھی شامل کرنا ہوگا کہ جب بھی ممکن ہوا میں میٹنگ کو پہلے ہاف میں شیڈول کروں گا۔ دوپہر کے کھانے کا اثر اور اس کے بعد ہاضمے کے اثرات سے سب ہی واقف ہیں کہ وہ کس طرح تفصیل پر توجہ دینے کی صلاحیت کو متاثر کرتے ہیں۔ کچھ معاملات میں تو توجہ دینا ممکن ہی نہیں رہتا۔

آخر میں، میں میٹنگ میں ہی خلاصہ کروں گا کہ کن اہم نکات پر پہنچے، خاص طور پر اگر وہ فیصلے تھے۔ میٹنگ کے منٹس اکثر ایک نقطہ سے ہٹ جاتے ہیں اور اکثر شرکاء اگلی میٹنگ سے پہلے تک منٹس کو نہیں پڑھتے۔ تب تک اسے درست کرنے یا اگلی میٹنگ سے پہلے جو کچھ کرنا تھا اس کی تلافی کرنے میں بہت دیر ہو چکی ہوگی۔

تو ہاں، یہ جو ایک آسان سا کام لگتا ہے وہ ایک سائنس بھی ہے اور فن بھی۔ آپ دونوں میں جتنی زیادہ مہارت حاصل کریں گے، اتنی ہی بہتر آپ کی ایک مؤثر میٹنگ ہوگی اور اپنے مقررہ وقت پر مکمل ہوگی۔

(مضمون نگار ایک کارپوریٹ کنسلٹنٹ، کوچ اور سابق سی ای او ہیں جن کے پاس قیادت، برانڈز بنانے اور تنظیمی حکمت عملی میں 35 سال سے زیادہ کا تجربہ ہے۔ اب وہ کاروباری حکمت عملی، مارکیٹنگ، ایچ آر اور میڈیا مینجمنٹ ایڈوائزر ہیں)